G-Fruit

Comprende todos los procesos que necesita una planta agroalimentaria para gestionar de forma correcta sus actividades. Estos procesos se complementarán con los módulos adicionales en el caso de que la empresa lo requiera por sus características.

Entradas.

Registro, identificación y liquidación de las entradas de producto en la planta. Incluye todos los procesos relacionados con dichas entradas.

De forma resumida, estos procesos son:

Registro de albaranes de entrada con sus datos de agricultor, parcela, variedad, características del producto, etc.  Este proceso también se utiliza para generar las partidas y elementos entrados, las etiquetas identificativas de cada uno de estos elementos, y la documentación para el agricultor.

Hay muchas empresas agroalimentarias que liquidan a sus productores en función de un escandallo que se realiza a la entrada. Este proceso puede registrarse y utilizarse para generar las liquidaciones.

También permite gestionar los anticipos entregados a los productores, tanto en función del producto entregado, como de forma arbitraria (una cantidad fija).

A la hora de liquidar, se valora el producto entrado utilizando las herramientas que proporciona la aplicación y a continuación se emiten y registran las liquidaciones.

Confección.

Proceso comparable a una fabricación sencilla, que nos permite registrar e identificar los procesos de transformación del producto entrado o semielaborado, en producto terminado y listo para su comercialización.

Dada la gran cantidad de sistemas de confección, de su dependencia de cada organización y dada la importancia que este proceso tiene dentro del sistema de seguimiento de trazas, este apartado es el que debe implementarse con más cuidado y el que debe ser estudiado con más atención antes de su puesta en marcha.

Salidas.

Gestión de expediciones y facturación de éstas. En este apartado se gestionan las salidas de producto mediante albaranes de expedición, facturación de éstos y gestión de la cartera de cobros. Se incluye también la generación de los documentos necesarios para esta gestión (albaranes, facturas, etc.), así como la contabilización de ellos.

Aprovechando una parte de las operaciones realizadas tanto en el apartado de entradas como en este de salidas, se gestiona el control de envases de manera automática. Tan solo es necesario registrar las operaciones que se realizan con envases que no contienen producto.

Informes.

La aplicación contiene un conjunto de informes preestablecidos que reflejan el estado de la empresa desde distintos puntos de vista. Estos informes están agrupados en distintos subconjuntos para su mejor organización. Mediante ellos, cada responsable de área puede obtener aquella información necesaria para poder tomar las decisiones más acertadas en cada momento.

Habida cuenta de que el sistema esta construido sobre una base de datos relacional (SQL Server). Los usuarios con conocimientos suficientes de herramientas ofimáticas podrán construirse sus propios informes sin necesidad de realizar exportaciones o transformaciones de ningún tipo. Para ello contarán con el apoyo de nuestro personal técnico que les asesorará en aquellas cuestiones que dependan de la propia estructura de la base de datos.

Seguridad.

También se incluye un sistema de protección de acceso a datos que permite, mediante la gestión de usuarios y contraseñas, preservar la confidencialidad de aquellos datos que la dirección considere oportuno.

Concepto de trazabilidad.

La trazabilidad es la capacidad de identificar y proveer información acerca del origen y la historia procesada de un producto (ítem) determinado.

La trazabilidad se compone de un rastreo (tracing) y un seguimiento (tracking). El rastreo consiste en identificar el origen de una unidad en particular y/o lote de productos ubicados dentro de la cadena de abastecimiento, mientras que el seguimiento es la capacidad de seguir el curso de una unidad específica dentro de dicha cadena de suministro.

Aplicado a la trazabilidad alimentaria, se podría definir como la capacidad de seguir el proceso completo, a lo largo de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, de un pienso, un animal, o un ingrediente destinado a la producción de alimentos.

Las empresas deberán implementar sistemas que les permitan poner esta información a disposición de las autoridades competentes.

Trazabilidad en g-Fruit.

Tras años de experiencia en plantas agroalimentarias, hemos llegado a la conclusión de que, para poder implementar un buen proceso de trazabilidad, hay que localizar los puntos críticos de seguimiento dentro y fuera de la planta. Estos puntos pueden resumirse en cuatro:

Entrada
Almacenamiento
Confección
Expedición

El objetivo básico de la trazabilidad es el de no perder el rastro de ningún producto dentro de la cadena de producción. Para ello, deberá identificarse y registrarse todo movimiento o tratamiento que se le dé a dicho producto. Con el fin de conseguir nuestro objetivo, se han definido tres conceptos básicos y jerárquicos, que nos permitirán no perder dicho rastro.

Elemento:

Un elemento identificará de manera única e inequívoca cada uno de los bloques independientes de producto dentro de la planta. Cada uno de los elementos será registrado y tratado por el sistema de manera unitaria. Ejemplos de elementos serán un palot, un palet de cajas de campo o un palet de cajas confeccionadas.

Partida:

Una partida consistirá en un conjunto de elementos que por sus características constituyan un bloque homogéneo. Por ejemplo, una partida la constituirán el conjunto de palots traídos por un productor a la planta en un mismo vehículo y que pertenezcan a la misma variedad, parcela, fecha de recolección, formato, etc. Puede haber partidas formadas por un solo elemento.

Lote:

Un lote lo constituirán el conjunto de partidas tratadas en la planta y que constituyan un grupo homogéneo, las cuales se asociarán al grupo de partidas utilizadas para su tratamiento. Por ejemplo, todas las partidas confeccionadas de una variedad determinada, trabajadas en un período de tiempo determinado, así como todos los elementos usados para su confección, constituirán un lote. El inicio y final de un lote determinará la homogeneidad del mismo. Es decir, que cuanto más homogéneo sea el conjunto de partidas usadas para la confección, más homogéneo será el de salidas.

Metodología de la trazabilidad.

Utilizando como base los conceptos descritos en los apartados anteriores y las herramientas que nos proporciona la tecnología, deberíamos ser capaces de gestionar de manera sencilla, efectiva y económica una trazabilidad correcta.

Como inicio del proceso, en el momento en que entra en la planta cualquier producto, éste deberá registrarse e identificarse correctamente. Esto se realizará utilizando el proceso de entradas y emitiendo una etiqueta identificativa para cada uno de estos elementos. En esta etiqueta, además de los datos necesarios para su correcto manejo dentro de la planta, deberá figurar el número de partida y el número de elemento asignados por el sistema.

Si se van a utilizar sistemas automáticos de reconocimiento de elementos (lectores de código de barras, PDA’s, tablets, etc.), obviamente en la etiqueta deberá figurar a su vez un código de barras con los datos antes mencionados.

El momento más adecuado para la emisión de dichas etiquetas dependerá tanto de las características del muelle en el que se realice la descarga, como del propio sistema que la organización tenga definido. Es aconsejable de todos modos evitar que los elementos a identificar puedan mezclarse con otros pertenecientes a partidas distintas.

Una vez identificados estos elementos y durante toda su vida útil, deberán registrarse todos sus movimientos. Con ello queremos decir que tanto si son almacenados en cámara, como si son bañados antes de almacenar, como si son tratados de cualquier forma, el sistema deberá conocerlo, con el fin de poder establecer correctamente el recorrido de cada elemento. Con estas acciones nos aseguramos un perfecto seguimiento de cada uno de ellos.

El tercer punto crítico es el de la confección. Sin ninguna duda, éste es el punto más difícil, el que depende más de cada organización y el que genera más heterogeneidad en sus resultados.

Como es bien sabido, en la confección se mezclan una serie de elementos volcándose en el principio de la máquina clasificadora, y a partir de éstos, se confeccionan cajas con el producto terminado.

Un buen sistema de trazabilidad no es el que asigna a cada elemento de salida un elemento de entrada, sino aquel que conoce y refleja la realidad del proceso que tiene lugar en la planta.

Cada organización, cada máquina, cada momento, tendrá una realidad distinta. En ocasiones, todo el producto pertenecerá a un solo productor, parcela, fecha de recolección, etc. pero habrá otras ocasiones en las que no será así. Esto no representa ningún fallo en el sistema de trazabilidad, sino que si el sistema lo refleja de esta manera, lo único que ocurre es que en una partida de salida se mezclan dos o más partidas de entrada.

El grado de heterogeneidad de las partidas de salida dependerá tan solo de la organización interna de la planta agroalimentaria. De esta manera, es la propia empresa, más concretamente el responsable del área correspondiente, el que decide el punto de ruptura entre un grupo de elementos y el siguiente. A cada agrupación de elementos tanto de entrada como de salida, se la denominará lote.

Utilizando este sistema, a la hora de identificar las cajas que salen de la cadena de producción, tan solo hay que añadir el número de lote a la etiqueta que ya se esta poniendo con las características de origen, especie, variedad, calibre, etc.

Para terminar el proceso de confección, a cada grupo de cajas (palet) se le asignará un número de partida y elemento, se emitirá la correspondiente etiqueta identificativa y, este elemento pasará a formar parte del stock de elementos de la planta. Esto significa que podrá ser tratado como cualquier otro.

Como punto final del proceso de control de trazas, en el momento de la expedición del producto, se deberán registrar, además de los datos que ya se están registrando actualmente (cliente, fecha, transportista, etc.), los números de partida y elemento que se expiden.

Aunque parezca contradictorio, este registro no dificulta el proceso de expedición sino que lo facilita. De hecho, el personal administrativo que antes registraba los datos del albarán de salida, aunque tenga que registrar ahora también los datos del destinatario, transportista, etc. se ahorra registrar los datos del producto, ya que por el hecho de registrar los elementos que se expiden, el sistema ya conoce el producto, formato, peso, etc. de dichos productos, de manera que tan solo falta informar del precio de venta si ha lugar y emitir directamente la documentación necesaria.

El sistema de registro de los elementos expedidos puede variar para cada organización. Un sistema puede consistir en duplicar la identificación del palet, de manera que el personal de expedición retire una de las etiquetas y las entregue en administración para su procesado. También se puede proporcionar al personal de expedición elementos lectores (pistolas inalámbricas, PDA’s, etc.) que permitan realizar directamente el registro de los elementos expedidos. Un tercer sistema podría consistir en la asignación a un pedido de los elementos a expedir y, en administración, mediante la vinculación entre el pedido y el albarán de salida, realizar el traspaso de estos elementos de asignados a expedidos.

Sea cual sea el sistema utilizado, el resultado final será el mismo. Cada uno de los elementos expedidos queda debidamente registrado en el sistema, permitiéndonos conocer su destinatario final y culminando de este modo el proceso de trazabilidad.

Si todas las operaciones y movimientos han sido registrados correctamente, el sistema debería ser capaz de seguir una traza tanto en sentido ascendente (de parcela a destinatario) como en sentido descendente (de destinatario a parcela) y éste era el objetivo a conseguir.

Con el objetivo de no gravar innecesariamente a las empresas que, por sus características no necesiten determinadas utilidades del programa, se han independizado algunas de estas utilidades y se pueden adquirir o no. Esto permite adecuar el coste del producto a las necesidades y características de cada empresa. Estas utilidades llamadas módulos son:

Confección avanzada.

Dentro del proceso básico, se incluye el tratamiento de la confección, o sea, que se gestiona el tratamiento de partidas y su transformación en partidas confeccionadas, pero no se incluye la gestión de los componentes utilizados para esta transformación, ni el cálculo de costes, ni el de stocks de dichos componentes.

Este módulo incluye una serie de utilidades que permiten la gestión de materias auxiliares (cajas, cantoneras, etiquetas, flejes, etc.). Dentro de estas utilidades se cuentan desde la gestión de escandallos de confección, con sus componentes y sus costes, trazabilidad de materias auxiliares, hasta la gestión de stocks, incluyendo gestión de pedidos de materiales, albaranes y facturas de entrada de producto y su contabilización.

Campo

Contiene las utilidades necesarias para controlar los procesos de campo, controlando los costes, la aplicación de los productos fitosanitarios, cuadernos de campo, etc.

Situación de clientes y proveedores.

Contiene dos utilidades de consulta, una para clientes y otra para proveedores, que proporcionan una visión tanto de la historia como del estado actual de cada uno de ellos. Se muestran desde los pedidos pendientes y servidos, los albaranes, facturas, recibos, etc. Con estas utilidades se tiene acceso a todos los datos referidos a un cliente o proveedor de una manera completa, sencilla y rápida.

Mercas

Módulo para gestionar las ventas y su trazabilidad en los puestos de merca de una manera sencilla y rápida

Sección de Crédito

Permite gestionar la sección de crédito de una cooperativa, generando la impresión de libretas y contabilizando los datos de las cuentas de los clientes.

O.P.F.H.

Conjunto de utilidades e informes que permiten gestionar y confeccionar las declaraciones propias de las O.P.F.H.

Contratos de compra.

En caso de que la organización realice contratos de compra por tanto o por Kg. con los productores, esta utilidad se encarga de gestionar dichos contratos. Dentro de esta gestión, se incluye tanto el registro de contratos, como su seguimiento y liquidación final.

Alquiler de frío.

Gestiona las partidas que entran en las cámaras y lo hacen en régimen de alquiler de frío. Estas partidas son registradas e identificadas como si se tratara de entradas normales, aunque se mantienen separadas del resto de partidas, ya que no pueden gestionarse de la misma forma.

De esta manera, se pueden automatizar los controles tanto de entrada como de salida, incluso en el caso de compra del producto.

Control de personal.

Contiene un conjunto de utilidades que permiten gestionar el personal tanto de la central como del que realiza las tareas de campo.

Mediante esta utilidad se obtendrá información sobre los costes de personal tanto en planta como fuera y se podrá visionar estos resultados desde distintos puntos de vista y, al mismo tiempo, se obtendrá la información necesaria para la confección de las nóminas del personal.

Este programa no incluye los cálculos necesarios para la confección de las nóminas (retenciones, descuentos de Seguridad Social, TC1, TC2, etc.) sino la base de horas e importes para dicho cálculo. Lo que sí puede incluir es la exportación de dichos datos a un programa preparado para el cálculo de nóminas.

Gestión comercial y fitosanitarios.

Este módulo constituye en sí, un programa de gestión comercial completa, en la que se incluyen todas las opciones habituales de una gestión comercial, añadiéndose además el tratamiento de lotes y materias tóxicas, exigidas a aquellas empresas que trabajan con productos fitosanitarios.

EDI.

El sistema EDI (Electronical Data Interchange) consiste en una serie de estructuras electrónicas que permiten el intercambio de datos entre empresas vía Internet. Este módulo permite generar estas estructuras para utilizarlas en este intercambio.

Deberemos tener en cuenta que, en realidad el intercambio lo realiza un intermediario de EDI y no nosotros directamente con el cliente o proveedor, por lo que este módulo dependerá en primer lugar del proveedor de EDI que la planta decida contratar.

Además, en función de los clientes y proveedores con los que se realice el intercambio, el contenido de las estructuras puede variar.

Teniendo en cuenta la multitud y complejidad de estructuras de intercambio posible, este módulo se deberá personalizar para cada usuario en función de sus necesidades.

Automatización.

Con el fin de evitar al personal de planta la realización de una serie de tareas repetitivas, y con el fin evitar los errores que estas tareas pueden producir, se ha diseñado este módulo. Utilizando una serie de herramientas, se centralizan los procesos de control de fabricación, de manera que se pueden realizar programaciones de tareas.

Una vez determinadas estas programaciones, el personal de planta tan solo debe indicar el momento en que se realiza la tarea y, de forma automática, se registra su contenido.

Dentro de este módulo se pueden incluir no solo los eventos producidos en la confección o fabricación, sino que se pueden tratar tanto los movimientos de partidas entre cámaras o almacenes y la asignación de partidas a pedidos.

La implantación de este módulo dependerá en gran medida de la estructura y organización de cada planta, por lo que deberá realizarse una auditoria previa y adaptar mutuamente la organización y el módulo.

Gestión documental

Gestión documental completa en la que se pueden relacionar a cualquier registro de la aplicación uno o varios documentos o archivos para la correcta organización de la documentación de su empresa.

Dispositivos móviles

Adaptación de los procesos de planta a distintos dispositivos móviles, como pueden ser Tablets, PDA’s, lectores de códigos de barra, conexiones con basculas, etc…

Opciones Avanzadas

Además de los módulos de la aplicación, también existen procesos para realizar tareas especificas como son:

• Costes adicionales, para la imputación de costes directa a un producto relativa a
• Asignación de portes, que controla los costes de transporte y las facturas de los transportistas
• Asignación de comisiones, que controla los costes de comisiones y las facturas de sus comisionistas
• Distribución de liquidaciones, que permite generar liquidaciones distribuidas entre varios proveedores
• Diseño y formatos de etiquetado. Incluye un diseñador de etiquetas preparado para imprimir en cualquier tipo de impresora y su enlace con el programa de gestión
• Tarifas compra-venta, pudiendo generar tarifas de compra y de venta de producto por fechas y por cantidades
• Control de pedidos, tanto de compra como de venta gestionando directamente todo el proceso de fabricación y expedición desde los pedidos simplificando en gran manera los costes administrativos
• Enlaces con proveedores de envases (IFCO, CHEP, etc…), para controlar la cantidad de envases usados y su facturación
• Gestión de avisos, que permite de un vistazo controlar varios puntos críticos del almacén, como la gestión del stock de materia prima, errores en asignaciones de traza, etc.
• Gestión de Picking, que simplifica enormemente la gestión de la trazabilidad de los remontes de producto
• Mantenimiento de Instalaciones, para el control de los costes de mantenimiento de las instalaciones y su maquinaria
• Gestión de cartera avanzada, que permite controlar de una manera ágil la situación de los cobros y pagos de su empresa
• Intrastat, que genera el fichero de exportación para la declaración del intrastat